• 同一样的审计科技,不一样的成效

    • 在进入正题前,笔者希望先分享一个真实故事:

      数年前在洛衫矶,笔者与友人一同参加了健体中心会藉。那是一家高级专为高收入人士而设的健体中心,设备先进而且应有尽有,还有驻场的指导员为会员提供谘询及建议。笔者与朋友购买了很不错的运动服装和用具,便定期到中心去努力锻练。

      一段日子后,笔者和友人见到了很明显的成效;两人的体重合共减掉了25磅。
      (笔者注:友人本身减去了30磅……)

      为何会出现这种结果?友人成功减掉30磅,但笔者却反而增重了5磅?两人都是到同一个健体中心,使用同一样的设施,接受同一样指导,参加同一样的课程。
       
      在最近数年,每当笔者演说「如何有效利用审计科技」这个主题时,总喜欢以这一个故事作为开场白。因为在近年,笔者看到审计人员普遍地着力于为团队引进各种科技,以求提高工作效率;然而正如以上故事一般,乾是取得设备并不代表能够成功减重;所以,单是取得科技亦并不意味能够让团队提高工作效率。

      笔者在最近数年间,不断穿梭各国进行以内部审计为题材的演说,有幸与各国众多的审计人员交流;当中交流得最多的主题,便是「同一样的审计科技,不一样的成效」。不管讨论的是审计管理系统或数据分析工具,笔者发现,总是不岀5分钟便会有不同的审计人员对同一个产品的效能作出南辕北辙的评价。甲方认为某产品所带来的好处十分出众、立杆见影;但乙方却认为同一产品完全没有作用,甚至认为用了比不用更差。每当笔者看见这种分歧,便不期然回想起当年为健体计划而购买,如今还呆在衣厨裡的运动服装 (笔者注:感觉上,它们尺码好像越缩越小了)。

      更重要的一点是,这种对同一产品的意见分歧也让笔者回想起2012 年TeamMate的一项研究。当年进行该项研究之时,TeamMate是以其3,000多个客户企业中使用TeamMate产品的内部审计人员作为研究对象,为数超过110,000人。

      该个名为「提升审计科技的功效」在2012年完成并发表;研究结果指出,任何审计科技应用的部署 / 实施过程当中,必需要包含5个步骤才可以成功进行。这些步骤不单止关係着部署 / 实施的成败,在现今追求高效率的企业环境下,我们会发现其重要性远不止于此。我们不妨自问一个问题:「我最大限度地利用手上的科技产物了没有?」如果您的答案是「还可以作更大程度的利用」的话,笔者断言,您跟世上近8成的审计团队一样,需要思考如何实行以下这5个要点:

      1) 由上而下的规划
      领导阶层的主导一向被视为团队强化科技应用的最大关键因素。首席审计执行官 (CAE) 为团队为科技应用定立优先顺序和效益目标,并取得预算,等于为团队的科技路径作出了规划。假如缺少了领导层的推动,对科技的投资便很难取得最大限度的回报。我们不妨反思:「我的领导有否把科技列为营运策略的重点?」如果没有,您便需要思考如何协助领导层改变思维。在向领导说明您的建议之前,您或许需要不少工具及资讯作为参考;TeamMate的研究报告或可许可以对此派上用场,请向TeamMate人员谘询。

      2) 坚持在每个审计项目上应用科技
      TeamMate研究报告显示,在每个审计项目上坚持应用科技的企业,都能够在长远投资上取得最佳回报;数据分析是其中一个最佳例子。不少企业的审计团队都明文规定,每个审计项目都强制人员使用数据分析工具;如果人员决定不使用的话,则必需提供充份的理据。员工如果不使用科技,应用技巧便会很快下降。笔者可以随意说出100家公司,购入了某知名品牌 (笔者注:请恕在此不便公开该三个英文字母) 的数据分析软件,但最终却成为了呆在衣厨裡的「运动服」。说实在的,您的团队是否亦有这种情况?

      3) 视情况需要而聘用技术人员,并备有至少一位技术管理员
      一些工作,例如数据分析和数据挖掘,需要较高水平的软件应用技术;但拥有这些技术的人员并不多。在重要的项目实施时,这种工作的需求量却又可能在短期内大幅飙昇。这种情况下,切忌勉强单凭团队内的人员来应对;应当考虑从外部聘用专材来进行,以免事倍功半。长远来说,团队应至少培育出一位技术管理员,专责处理需要高度软件应用水平的工作、教导其他人员使用软件、协助进行软件昇级、并推动团队更大程度地应用软件。 TeamMate有一篇文章对此作出了深入探讨,笔者建议您向TeamMate人员索取。笔者最近与不少成功企业的审计团队交流,均察觉到技术管理员对团队的科技应用成效有决定性的影响力。

      4) 认清培训的重要性
      根据经验,相较于任何政策或措施,培训能更有效地提昇审计团队对科技的应用程度。笔者发现,相较于在职培训,提供正式培训的审计团队更能让人员全面地掌握科技的应用技巧。我们不妨自问一下:「当来了新员工 / 取得新版本的软件时,我的团队有没有提供充足的培训?」

      请紧记:
           - 应当持续运用技术,要不便会很快忘记
           - 要把新版本的软件运用得好,使用者通常都需要学习更新的技术

      5) 对效益的评核
      差不多8成的审计团队并没有设立评核软件/科技应用所带来的效益。经验上,一个良好的效益评核制度很多时候都是被忽略的要紧事项。审计团队可以针对以下各范畴作出科技实施前/后对比:
           - 审计项目的所需时间
           - 准备审计报告的所需时间
           - 对问题作出补救工作的及时性
           - 复检审计文件的及时性
           - 团队本身的貭量评估结果
      以上的评核,可以让团队认清科技所带来的效益,从而鼓励员工更多善用科技;亦可以作为清晰的科技进程指标,供领导层制定科技策略及预算时作为重要的参考。
       
      总括而言,企业既然投放资源来为审计团队引进科技,便应尽量善用科技并取得最大的效益,否则可亏大了。
      (笔者注:在撰写这篇文章后,突然激起了决心,把衣厨裡的运动服拿出来,往健体中心去了。)




      Mike Gowell
      威科集团 – TeamMate 资深副总裁

      工商管理硕士(MBA)国际注册内部审计师(CIA)国际内控自评师(CCSA)
      国际注册风险管理确认师(CRMA)加拿大特许会计师(CICA)美国注册舞弊审查师(CFE)

      Mike Gowell 在科集团旗下的TeamMate担当资深副总裁一职,在业内被视为审计科技及方法论的领导性专家。过去的32年间,Mike一直致力于研究审计方法论,并凭藉在审计管理软件的丰富经验,塑造了多种审计工具,为全球多家企业带来效益。在加入威科集团之前,Mike在普华永道服务达22年,曾在位于美国加州帕罗奥图的普华永道研究及科技中心 (PwC Research and Technology Centre) 担任注会计师及董事总经理。

      Mike是TeamMate的创立人之一;自从1993年起便一直是TeamMate的灵魂人物。TeamMate之能够被视为全世界最广为採用的审计管理软件,Mike作出了不可或缺的贡献。